مقدمه

دستیار هوشمند ایمیل با n8n

دستیار هوشمند ایمیل با n8n:

در این آموزش قصد داریم نحوه پیاده‌سازی ساخت دستیار هوشمند مدیریت ایمیل Microsoft Outlook با OpenAI در n8n را بررسی کنیم.

مدیریت روزانه تعداد زیادی ایمیل یکی از چالش‌های اصلی بسیاری از شرکت‌ها، سازمان‌ها و حتی کاربران شخصی است. زمانی که حجم پیام‌های دریافتی افزایش پیدا می‌کند، تشخیص ایمیل‌های مهم، اولویت‌بندی درخواست‌ها و دسته‌بندی صحیح آن‌ها به کاری زمان‌بر تبدیل می‌شود. در چنین شرایطی استفاده از هوش مصنوعی می‌تواند بخش بزرگی از این فرآیند را به‌صورت کاملاً خودکار انجام دهد.

این Workflow با اتصال Microsoft Outlook، OpenAI، Airtable و Monday.com یک سیستم هوشمند برای مدیریت ایمیل‌ها ایجاد می‌کند که می‌تواند ایمیل‌های جدید را دریافت کرده، متن آن‌ها را پردازش کند، فرستنده را با لیست مخاطبان سازمان تطبیق دهد، قوانین از پیش تعیین‌شده را بررسی کند و در نهایت با استفاده از مدل هوش مصنوعی OpenAI مناسب‌ترین دسته‌بندی را برای هر ایمیل انتخاب نماید.

یکی از ویژگی‌های مهم این Workflow این است که تنها به دسته‌بندی ساده ایمیل‌ها محدود نمی‌شود. اگر هوش مصنوعی تشخیص دهد که یک ایمیل نیاز به اقدام فوری دارد، علاوه بر اختصاص دسته‌بندی مناسب، اولویت (Importance) آن را نیز روی حالت High قرار می‌دهد تا در Outlook بهتر دیده شود. همچنین اطلاعات مربوط به مخاطبان، قوانین حذف و دسته‌بندی‌ها از Airtable دریافت می‌شود و لیست مخاطبان نیز به‌صورت خودکار از Monday.com به‌روزرسانی خواهد شد.

اگر به دنبال ساخت یک سیستم حرفه‌ای برای مدیریت هوشمند ایمیل‌های Microsoft Outlook هستید، این Workflow دستیار هوشمند ایمیل با n8n یکی از کامل‌ترین Templateهای n8n محسوب می‌شود که می‌تواند زمان رسیدگی به ایمیل‌ها را به شکل قابل توجهی کاهش داده و دقت دسته‌بندی پیام‌ها را افزایش دهد.

قبل از شروع

اگر هنوز n8n را نصب نکرده‌اید، پیشنهاد می‌کنیم ابتدا مقاله «آموزش n8n» را مطالعه کنید. در آن مقاله، مراحل نصب با Node.js و Docker، راه‌اندازی اولیه و ساخت اولین Workflow به‌صورت کامل آموزش داده شده است. پس از نصب و راه‌اندازی، به این مقاله بازگردید و مراحل پیاده‌سازی این Workflow را دنبال کنید.

این Workflow چه کاری انجام می‌دهد؟

Workflow حاضر یک دستیار هوشمند ایمیل با n8n است که با استفاده از هوش مصنوعی، ایمیل‌های جدید را تحلیل و مدیریت می‌کند.

فرآیند اجرای Workflow به این صورت است که ابتدا ایمیل‌های جدید Outlook بررسی می‌شوند. سپس محتوای HTML ایمیل به متن ساده تبدیل شده و اطلاعات اضافی از آن حذف می‌شود تا متن مناسبی برای تحلیل هوش مصنوعی آماده گردد.

در ادامه، اطلاعات مخاطبان، قوانین سازمان، دسته‌بندی‌های تعریف‌شده و قوانین حذف از Airtable بارگذاری می‌شوند. همچنین لیست مخاطبان از Monday.com دریافت و با Airtable همگام‌سازی می‌شود تا اطلاعات همیشه به‌روز باقی بماند.

پس از آماده شدن داده‌ها، یک AI Agent مبتنی بر OpenAI متن ایمیل، فرستنده، موضوع، قوانین و اطلاعات مخاطبان را بررسی می‌کند و تصمیم می‌گیرد که ایمیل متعلق به کدام دسته است. در صورت نیاز، زیرمجموعه‌ای با عنوان Action نیز برای ایمیل تعیین می‌شود که نشان می‌دهد این پیام نیازمند اقدام یا پیگیری است.

در نهایت Workflow نتیجه تحلیل را دوباره به Outlook بازمی‌گرداند و دسته‌بندی مناسب را روی ایمیل اعمال می‌کند. اگر ایمیل نیازمند اقدام فوری باشد، سطح اهمیت آن نیز روی High قرار می‌گیرد تا در صندوق ورودی بهتر قابل مشاهده باشد.

به‌طور خلاصه، این Workflow یک سیستم هوشمند برای دسته‌بندی، اولویت‌بندی و سازمان‌دهی ایمیل‌های Outlook ایجاد می‌کند که بدون دخالت کاربر، بخش زیادی از مدیریت صندوق ورودی را خودکار می‌سازد.

کاربردهای این Workflow

دستیار هوشمند ایمیل با n8n در سناریوهای مختلف سازمانی و شخصی قابل استفاده است.

• برخی از مهم‌ترین کاربردهای آن عبارت‌اند از:

  • دسته‌بندی خودکار ایمیل‌های مشتریان براساس موضوع و نوع درخواست.

  • تفکیک ایمیل‌های مشتریان، تأمین‌کنندگان، همکاران و سایر مخاطبان.

  • اولویت‌بندی خودکار ایمیل‌هایی که نیاز به پاسخ یا اقدام فوری دارند.

  • مدیریت صندوق ورودی شرکت‌هایی که روزانه حجم بالایی از ایمیل دریافت می‌کنند.

  • ایجاد سیستم هوشمند مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) با اتصال Outlook، Airtable و Monday.com.

  • کاهش زمان بررسی دستی ایمیل‌ها توسط تیم پشتیبانی یا فروش.

  • جلوگیری از فراموش شدن ایمیل‌های مهم با تعیین خودکار سطح اهمیت.

  • استفاده به‌عنوان پایه‌ای برای ساخت سیستم پاسخ‌گویی خودکار به ایمیل‌ها با هوش مصنوعی.

پیش‌نیازها

برای اجرای صحیح دستیار هوشمند ایمیل با n8n باید موارد زیر را آماده کنید:

• نصب و راه‌اندازی n8n.

• حساب Microsoft 365 و دسترسی به Outlook Business.

• Credential مربوط به Microsoft Outlook OAuth2 در n8n.

• حساب OpenAI و API Key معتبر.

• Credential مربوط به OpenAI.

• حساب Airtable.

• ایجاد Base و Tableهای موردنیاز در Airtable شامل:

  • Contacts

  • Categories

  • Rules

  • Delete Rules

• Personal Access Token مربوط به Airtable.

• حساب Monday.com (در صورت استفاده از همگام‌سازی مخاطبان).

• API Token مربوط به Monday.com.

• ایجاد Board مناسب در Monday.com برای ذخیره مخاطبان.

• تعریف Categoryهای موردنیاز در Airtable.

• تعریف قوانین دسته‌بندی (Rules).

• تعریف قوانین حذف ایمیل (Delete Rules).

• دسترسی مناسب برای تغییر Category و Importance ایمیل‌ها در Outlook.

• اتصال Credentialهای تمامی سرویس‌ها داخل n8n.

نکته: اگر قصد استفاده از Monday.com را ندارید، می‌توانید اطلاعات مخاطبان را مستقیماً در Airtable ذخیره کرده و بخش همگام‌سازی مخاطبان را از Workflow حذف کنید.

آشنایی کوتاه با سرویس‌های استفاده‌شده

سرویس های استفاده شده در پروژه دستیار هوشمند ایمیل با n8n:

Microsoft Outlook

Microsoft Outlook یکی از محبوب‌ترین سرویس‌های مدیریت ایمیل سازمانی است که امکان مدیریت صندوق ورودی، دسته‌بندی ایمیل‌ها، تقویم، مخاطبان و وظایف را در اختیار کاربران Microsoft 365 قرار می‌دهد. در این Workflow از Outlook برای دریافت ایمیل‌ها و همچنین اعمال دسته‌بندی و اولویت روی آن‌ها استفاده شده است.

OpenAI

OpenAI سرویس هوش مصنوعی مورد استفاده در این Workflow است. مدل GPT-4o محتوای ایمیل، اطلاعات فرستنده، قوانین و دسته‌بندی‌ها را تحلیل کرده و مناسب‌ترین Category را انتخاب می‌کند.

Airtable

Airtable یک پایگاه داده آنلاین با رابط کاربری ساده است که در این پروژه نقش مخزن اطلاعات را ایفا می‌کند. قوانین، دسته‌بندی‌ها، مخاطبان و سایر اطلاعات موردنیاز هوش مصنوعی در Airtable ذخیره می‌شوند.

Monday.com

Monday.com یک پلتفرم مدیریت پروژه و CRM است. در این Workflow از آن برای دریافت خودکار اطلاعات مشتریان و تأمین‌کنندگان استفاده شده تا هوش مصنوعی هنگام تحلیل ایمیل‌ها شناخت بهتری از فرستنده داشته باشد.

دانلود Template

فایل JSON این Workflow را از این قسمت دانلود کنید.

رمز فایل: danixai.com

آموزش Import کردن Workflow

1. وارد داشبورد n8n شوید.

2. روی Import from File کلیک کنید.

3. فایل JSON را انتخاب کنید.

4. Workflow ایجاد خواهد شد.

5. Credentialهای موردنیاز را تنظیم کنید.

ساختار Workflow و آموزش کامل node ها:

در این بخش، تمامی Nodeهای استفاده‌شده در Workflow دستیار هوشمند Outlook با OpenAI در n8n به‌ترتیب اجرای آن‌ها بررسی می‌شوند. برای هر Node، وظیفه، ورودی، خروجی، تنظیمات مهم، قابلیت شخصی‌سازی و دلیل استفاده از آن توضیح داده شده است.

When clicking ‘Test workflow’ (Manual Trigger)

• وظیفه: اجرای دستی Workflow برای تست.

• ورودی: ندارد؛ با کلیک کاربر آغاز می‌شود.

• خروجی: سیگنال شروع برای گره‌های بعدی از جمله Microsoft Outlook و جداول Airtable.

• تنظیمات مهم: بدون پارامتر خاص.

• نکات قابل تغییر: برای اجرای خودکار، می‌توانید آن را با Check Mail Schedule Trigger جایگزین یا ترکیب کنید.

• دلیل استفاده: امکان تست سریع منطق Workflow پیش از فعال‌سازی زمان‌بندی خودکار.

Check Mail Schedule Trigger

• وظیفه: اجرای خودکار Workflow هر ۱۵ دقیقه برای بررسی ایمیل‌های جدید.

• ورودی: بدون ورودی؛ بر اساس تایمر داخلی فعال می‌شود.

• خروجی: آغاز فرآیند دریافت ایمیل از Outlook.

• تنظیمات مهم: فاصله زمانی روی ۱۵ دقیقه تنظیم شده و به‌طور پیش‌فرض غیرفعال (Disabled) است.

• نکات قابل تغییر: فاصله زمانی را می‌توان بر اساس حجم ایمیل‌های دریافتی کم یا زیاد کرد.

• دلیل استفاده: حذف نیاز به اجرای دستی و اطمینان از پردازش مداوم صندوق ورودی.

Sticky Note (چند مورد)

• وظیفه: یادداشت‌های توضیحی برای مستندسازی بخش‌های مختلف Workflow در بوم طراحی n8n.

• ورودی/خروجی: ندارد و در اجرای Workflow نقشی ندارد.

• نکات: صرفاً جنبه مستندسازی دارند و می‌توان آن‌ها را حذف یا ویرایش کرد بدون تأثیر بر عملکرد.

Microsoft Outlook23 (Get All Emails)

• وظیفه: دریافت ایمیل‌های ورودی از یک پوشه مشخص در Outlook با اعمال فیلتر.

• ورودی: سیگنال شروع از Trigger.

• خروجی: لیستی از حداکثر ۱۰ ایمیل شامل فیلدهایی مانند subject، from، body، importance و categories.

• تنظیمات مهم: فیلتر OData به‌صورت flag/flagStatus eq 'notFlagged' and not categories/any() تعریف شده تا فقط ایمیل‌های بدون فلگ و بدون دسته‌بندی قبلی پردازش شوند؛ همچنین محدودیت (limit) روی ۱۰ ایمیل در هر اجرا قرار دارد.

• نکات قابل تغییر: می‌توان مقدار limit را افزایش داد یا شرط فیلتر را برای پوشه‌ها و معیارهای دیگر تغییر داد.

• دلیل استفاده: جلوگیری از پردازش دوباره ایمیل‌هایی که قبلاً بررسی و دسته‌بندی شده‌اند.

Convert to Markdown

• وظیفه: تبدیل بدنه HTML ایمیل به فرمت Markdown ساده‌تر.

• ورودی: فیلد body ایمیل دریافتی از Outlook.

• خروجی: متن تبدیل‌شده در قالب Markdown.

• تنظیمات مهم: منبع تبدیل از body.content خوانده می‌شود.

• نکات قابل تغییر: در صورت نیاز به حفظ برخی تگ‌های HTML خاص، می‌توان تنظیمات تبدیل را سفارشی کرد.

• دلیل استفاده: آماده‌سازی متن برای پاک‌سازی نهایی و ارسال به مدل هوش مصنوعی بدون نویز HTML.

Email Messages (Set Node)

• وظیفه: استخراج و پاک‌سازی نهایی فیلدهای مهم ایمیل شامل subject، importance، sender، from، body و id.

• ورودی: خروجی گره Convert to Markdown.

• خروجی: یک آبجکت تمیز و ساختاریافته از داده‌های ایمیل.

• تنظیمات مهم: با استفاده از عبارات Regex، تگ‌های HTML، لینک‌های Markdown، تصاویر، جداول، خطوط افقی و کاراکترهای اضافی از متن بدنه ایمیل حذف می‌شوند تا متنی خالص برای تحلیل باقی بماند.

• نکات قابل تغییر: الگوهای Regex را می‌توان برای حفظ یا حذف بخش‌های خاص دیگر تنظیم کرد.

• دلیل استفاده: کاهش حجم توکن ارسالی به مدل زبانی و افزایش دقت تحلیل با حذف نویز غیرضروری.

Loop Over Items (Split In Batches)

• وظیفه: پردازش ایمیل‌ها یکی‌یکی به‌جای ارسال دسته‌جمعی به مراحل بعدی.

• ورودی: لیست ایمیل‌های پاک‌سازی‌شده.

• خروجی: هر بار یک آیتم برای پردازش در چرخه بعدی.

• تنظیمات مهم: بدون پیکربندی خاص؛ به‌صورت پیش‌فرض هر آیتم را جداگانه عبور می‌دهد.

• نکات قابل تغییر: می‌توان اندازه دسته (batch size) را در صورت نیاز به پردازش گروهی تغییر داد.

• دلیل استفاده: جلوگیری از سردرگمی هوش مصنوعی هنگام دریافت چند ایمیل هم‌زمان و امکان اجرای مجدد چرخه پس از پردازش هر ایمیل.

Contact (Airtable Search)

• وظیفه: جست‌وجوی فرستنده ایمیل در جدول مخاطبین Airtable.

• ورودی: آدرس ایمیل فرستنده از آیتم جاری در Loop Over Items.

• خروجی: اطلاعات مخاطب در صورت وجود تطابق.

• تنظیمات مهم: فرمول جست‌وجو بر اساس تطابق دقیق فیلد Email تنظیم شده و گزینه alwaysOutputData فعال است تا حتی در نبود نتیجه، جریان متوقف نشود.

• نکات قابل تغییر: می‌توان معیار جست‌وجو را به تطابق نسبی یا بر اساس دامنه ایمیل تغییر داد.

• دلیل استفاده: فراهم کردن زمینه (context) اضافی برای هوش مصنوعی تا بداند فرستنده مشتری شناخته‌شده است یا خیر.

Rules، Categories و Delete Rules (Airtable Search)

• وظیفه: خواندن قوانین دسته‌بندی، لیست دسته‌های موجود و قوانین حذف از جداول مربوطه در Airtable.

• ورودی: سیگنال آغاز از Trigger اصلی.

• خروجی: لیست کامل رکوردهای هر جدول.

• تنظیمات مهم: گزینه executeOnce فعال شده تا این گره‌ها فقط یک بار در هر اجرای کامل Workflow اجرا شوند، نه به ازای هر ایمیل.

• نکات قابل تغییر: محتوای این جداول در Airtable مستقیماً قابل ویرایش است تا دسته‌بندی‌ها و قوانین سازمان به‌روزرسانی شوند.

• دلیل استفاده: تعریف چارچوب دسته‌بندی سازمان به شکلی قابل مدیریت بدون نیاز به تغییر کد یا Workflow.

Merge

• وظیفه: ترکیب چهار منبع داده (Contact، Rules، Categories، Delete Rules) در یک نقطه واحد پیش از رسیدن به ایجنت هوش مصنوعی.

• ورودی: چهار جریان ورودی جداگانه.

• خروجی: یک جریان واحد حاوی تمام داده‌های لازم برای تحلیل.

• تنظیمات مهم: حالت (mode) روی chooseBranch و تعداد ورودی‌ها (numberInputs) روی ۴ تنظیم شده است.

• نکات قابل تغییر: در صورت افزودن منبع داده جدید (مثلاً یک جدول دیگر)، باید تعداد ورودی‌های Merge افزایش یابد.

• دلیل استفاده: همگام‌سازی چند منبع اطلاعاتی مستقل پیش از ارسال به مدل زبانی.

AI: Analyse Email (LangChain Agent)

• وظیفه: تحلیل محتوای ایمیل و تعیین دسته‌بندی، زیردسته و دلیل تصمیم با استفاده از هوش مصنوعی.

• ورودی: متن پاک‌سازی‌شده ایمیل، اطلاعات مخاطب، قوانین حذف و لیست دسته‌بندی‌ها.

• خروجی: یک آبجکت JSON شامل id، subject، category، subCategory و analysis.

• تنظیمات مهم: پرامپت سیستمی به‌صورت دقیق مشخص می‌کند که مدل فقط باید از دسته‌های تعریف‌شده در جدول Categories استفاده کند و زیردسته «Action» را تنها در موارد لازم به کار ببرد.

• نکات قابل تغییر: متن پرامپت، لحن تحلیل و معیارهای دسته‌بندی به‌راحتی در بخش systemMessage قابل ویرایش هستند.

• دلیل استفاده: قلب تصمیم‌گیری هوشمند Workflow که جایگزین بررسی دستی انسانی می‌شود.

OpenAI Chat Model

• وظیفه: فراهم کردن موتور زبانی زیرین برای ایجنت تحلیل ایمیل.

• ورودی: پرامپت ساخته‌شده توسط گره AI: Analyse Email.

• خروجی: پاسخ متنی خام مدل که سپس توسط Output Parser ساختاریافته می‌شود.

• تنظیمات مهم: مدل روی gpt-4o و دمای (temperature) پاسخ روی مقدار پایین ۰.۲ تنظیم شده تا خروجی‌ها ثابت و قابل پیش‌بینی باشند.

• نکات قابل تغییر: می‌توان مدل را به نسخه‌های دیگر OpenAI تغییر داد یا دما را برای خلاقیت بیشتر افزایش داد.

• دلیل استفاده: فراهم کردن قدرت پردازش زبان طبیعی مورد نیاز برای دسته‌بندی دقیق ایمیل‌ها.

Structured Output Parser

• وظیفه: اطمینان از این‌که خروجی مدل هوش مصنوعی دقیقاً در قالب JSON مشخص‌شده بازمی‌گردد.

• ورودی: پاسخ خام مدل زبانی.

• خروجی: آبجکت ساختاریافته با فیلدهای id، subject، category، subCategory و analysis.

• تنظیمات مهم: یک اسکیمای JSON دستی تعریف شده که فیلدهای الزامی را مشخص می‌کند.

• نکات قابل تغییر: می‌توان فیلدهای بیشتری مانند سطح اولویت یا زبان ایمیل به اسکیما اضافه کرد.

• دلیل استفاده: جلوگیری از خروجی‌های نامنظم یا غیرقابل پردازش مدل زبانی و تضمین سازگاری با گره‌های بعدی.

Set Category

• وظیفه: اعمال دسته‌بندی تعیین‌شده توسط هوش مصنوعی روی ایمیل در Outlook.

• ورودی: خروجی ساختاریافته گره AI: Analyse Email.

• خروجی: ایمیل به‌روزرسانی‌شده در Outlook با فیلد categories پر شده.

• تنظیمات مهم: شناسه پیام از output.id و مقدار دسته‌بندی از output.category خوانده می‌شود.

• نکات قابل تغییر: می‌توان بیش از یک دسته را به‌صورت هم‌زمان روی ایمیل اعمال کرد.

• دلیل استفاده: ثبت نتیجه تحلیل به‌صورت دائمی و قابل مشاهده در خود Outlook برای کاربر نهایی.

If

• وظیفه: بررسی این‌که آیا زیردسته تعیین‌شده برای ایمیل برابر با «Action» است یا خیر.

• ورودی: خروجی گره AI: Analyse Email.

• خروجی: دو مسیر: مسیر True به Set Importance و مسیر False مستقیماً به Loop Over Items.

• تنظیمات مهم: شرط برابری دقیق (strict) روی فیلد subCategory تنظیم شده است.

• نکات قابل تغییر: می‌توان شرط را برای بررسی چند زیردسته دیگر یا ترکیب چند شرط گسترش داد.

• دلیل استفاده: تفکیک ایمیل‌های نیازمند اقدام فوری از سایر ایمیل‌های عادی.

Set Importance

• وظیفه: تغییر سطح اهمیت ایمیل به High در Outlook.

• ورودی: شناسه ایمیل از خروجی گره AI: Analyse Email.

• خروجی: ایمیل به‌روزرسانی‌شده با فیلد importance برابر High.

• تنظیمات مهم: فیلد updateFields.importance به‌صورت ثابت روی مقدار High تنظیم شده است.

• نکات قابل تغییر: می‌توان منطق شرطی برای سطوح مختلف اهمیت (Low، Normal، High) بر اساس دسته‌بندی اضافه کرد.

• دلیل استفاده: جلب توجه سریع کاربر به ایمیل‌هایی که نیاز به پاسخ یا اقدام فوری دارند.

Update Contacts Schedule Trigger

• وظیفه: اجرای دوره‌ای فرآیند همگام‌سازی مخاطبین.

• ورودی: ندارد؛ بر اساس تایمر فعال می‌شود.

• خروجی: آغاز دریافت اطلاعات از Monday.com.

• تنظیمات مهم: بازه زمانی اجرا به‌صورت پیش‌فرض تنظیم شده و قابل ویرایش است.

• نکات قابل تغییر: فرکانس اجرا را می‌توان بر اساس میزان تغییرات مخاطبین در Monday.com تنظیم کرد.

• دلیل استفاده: حفظ تازگی داده‌های مخاطبین بدون نیاز به مداخله دستی.

Monday.com – Get Contacts

• وظیفه: دریافت تمام آیتم‌های موجود در یک Board مشخص از Monday.com.

• ورودی: سیگنال شروع از Trigger زمان‌بندی‌شده.

• خروجی: لیست کامل مخاطبین ثبت‌شده در CRM.

• تنظیمات مهم: شناسه Board و Group مشخص شده و گزینه returnAll فعال است تا همه رکوردها دریافت شوند.

• نکات قابل تغییر: می‌توان به‌جای Monday.com از هر CRM دیگری که n8n از آن پشتیبانی می‌کند استفاده کرد.

• دلیل استفاده: استخراج داده‌های تازه مخاطبین از منبع اصلی سازمان.

Airtable – Contacts (Upsert)

• وظیفه: درج یا به‌روزرسانی رکوردهای مخاطبین در جدول Airtable بر اساس داده‌های دریافتی از Monday.com.

• ورودی: لیست مخاطبین از گره قبلی.

• خروجی: جدول Contacts به‌روزرسانی‌شده در Airtable.

• تنظیمات مهم: عملیات upsert بر اساس تطابق فیلد Email انجام می‌شود تا از ایجاد رکوردهای تکراری جلوگیری شود.

• نکات قابل تغییر: می‌توان فیلدهای بیشتری مانند شماره تماس یا شرکت را نیز نگاشت (Map) کرد.

• دلیل استفاده: ایجاد یک پایگاه‌داده مخاطبین یکپارچه و به‌روز برای استفاده در تحلیل هوش مصنوعی.

نحوه شخصی‌سازی Workflow

یکی از مهم‌ترین مزیت‌های دستیار هوشمند ایمیل با n8n ، انعطاف‌پذیری بالای آن است. تقریباً تمام بخش‌های Workflow را می‌توان متناسب با نیازهای یک شرکت، تیم یا حتی استفاده شخصی تغییر داد. در ادامه مهم‌ترین قسمت‌هایی که قابلیت شخصی‌سازی دارند را بررسی می‌کنیم.

تغییر Promptهای هوش مصنوعی

Prompt استفاده‌شده در AI Agent مشخص می‌کند که مدل OpenAI چگونه ایمیل‌ها را تحلیل کند. شما می‌توانید این Prompt را متناسب با نیاز خود تغییر دهید.

برای مثال می‌توانید:

• نحوه دسته‌بندی ایمیل‌ها را تغییر دهید.

• از AI بخواهید لحن ایمیل را نیز تحلیل کند.

• میزان فوریت ایمیل را مشخص کند.

• خلاصه‌ای از ایمیل تولید کند.

• پیشنهاد پاسخ مناسب ارائه دهد.

• ایمیل‌های اسپم را تشخیص دهد.

• زبان ایمیل را شناسایی کند.

هرچه Prompt دقیق‌تر نوشته شود، خروجی هوش مصنوعی نیز قابل اعتمادتر خواهد بود.

تغییر مدل هوش مصنوعی

در این Workflow از مدل GPT-4o استفاده شده است، اما محدود به این مدل نیستید.

بسته به نیاز خود می‌توانید:

• مدل‌های جدیدتر OpenAI

• مدل‌های اقتصادی‌تر

• مدل‌های سریع‌تر

• یا حتی مدل‌های Local از طریق APIهای سازگار با OpenAI

را جایگزین کنید.

در صورت تغییر مدل، بهتر است Prompt نیز متناسب با قابلیت‌های مدل جدید بازبینی شود.

شخصی‌سازی دسته‌بندی‌ها

تمام دسته‌بندی‌ها از جدول Categories در Airtable خوانده می‌شوند.

بنابراین بدون نیاز به ویرایش Workflow می‌توانید:

• دسته‌بندی‌های جدید اضافه کنید.

• دسته‌بندی‌های قدیمی را حذف کنید.

• توضیحات هر دسته را تغییر دهید.

• شاخص‌های مربوط به موضوع یا فرستنده را اصلاح کنید.

برای نمونه، یک شرکت فروشگاهی ممکن است دسته‌بندی‌هایی مانند «سفارش»، «مرجوعی» و «پشتیبانی» داشته باشد، در حالی که یک شرکت خدماتی از دسته‌هایی مانند «قرارداد»، «منابع انسانی» و «مالی» استفاده کند.

ویرایش قوانین (Rules)

تمام قوانین تصمیم‌گیری در جدول Rules ذخیره شده‌اند.

از طریق این جدول می‌توانید:

• قوانین جدید تعریف کنید.

• اولویت قوانین را تغییر دهید.

• کلمات کلیدی جدید اضافه کنید.

• قوانین مخصوص واحدهای مختلف سازمان ایجاد کنید.

این قابلیت باعث می‌شود رفتار Workflow بدون نیاز به تغییر Nodeها قابل مدیریت باشد.

تغییر قوانین حذف (Delete Rules)

اگر بخواهید برخی ایمیل‌ها نادیده گرفته شوند یا به‌عنوان پیام‌های غیرضروری شناخته شوند، کافی است قوانین مربوطه را در جدول Delete Rules تغییر دهید.

برای مثال می‌توانید:

• ایمیل‌های تبلیغاتی را حذف کنید.

• دامنه‌های خاص را مسدود کنید.

• فرستندگان اسپم را نادیده بگیرید.

• ایمیل‌های خودکار را از پردازش خارج کنید.

تغییر Triggerها

در نسخه فعلی دو نوع Trigger وجود دارد:

• Manual Trigger برای تست

• Schedule Trigger برای اجرای خودکار

در صورت نیاز می‌توانید Triggerهای دیگری را جایگزین کنید، مانند:

• Webhook

• Microsoft Teams

• فرم‌های آنلاین

• API

• اجرای دستی توسط کاربر

تغییر زمان‌بندی اجرای Workflow

Node مربوط به Schedule Trigger امکان تغییر کامل زمان اجرای Workflow را فراهم می‌کند.

برای نمونه می‌توانید Workflow را:

• هر ۵ دقیقه

• هر ۱۵ دقیقه

• هر ساعت

• روزانه

• فقط در ساعات اداری

• یا با استفاده از Cron Expression در زمان‌های خاص

اجرا کنید.

انتخاب بازه زمانی مناسب به حجم ایمیل‌های دریافتی و نیاز سازمان بستگی دارد.

تغییر مسیر اجرای Workflow

به دلیل طراحی ماژولار، می‌توانید مراحل جدیدی به Workflow اضافه کنید.

برای مثال پس از تحلیل ایمیل می‌توان:

• پاسخ خودکار تولید کرد.

• خلاصه ایمیل را برای مدیر ارسال کرد.

• در CRM رکورد جدید ایجاد کرد.

• در Microsoft Teams اعلان ارسال کرد.

• در Slack پیام منتشر کرد.

• در Google Sheets اطلاعات را ذخیره کرد.

• برای تیم پشتیبانی Ticket ایجاد کرد.

تغییر منبع مخاطبان

در این Template اطلاعات مخاطبان از Monday.com دریافت می‌شود؛ اما این بخش به‌راحتی قابل جایگزینی است.

برای مثال می‌توانید به‌جای Monday.com از موارد زیر استفاده کنید:

• • Salesforce

  • HubSpot

  • Notion

  • Google Sheets

  • Microsoft Dynamics

  • پایگاه داده MySQL یا PostgreSQL

  • API اختصاصی سازمان

مزایای استفاده از این Workflow

استفاده از دستیار هوشمند ایمیل با n8n مزایای متعددی برای افراد و سازمان‌ها به همراه دارد که مهم‌ترین آن‌ها عبارت‌اند از:

• • کاهش زمان مدیریت ایمیل‌ها: دسته‌بندی و اولویت‌بندی ایمیل‌ها به‌صورت خودکار انجام می‌شود و نیاز به بررسی دستی کاهش می‌یابد.

  • افزایش دقت در دسته‌بندی: هوش مصنوعی علاوه بر متن ایمیل، اطلاعات فرستنده و قوانین سازمان را نیز در نظر می‌گیرد.

  • جلوگیری از فراموش شدن ایمیل‌های مهم: ایمیل‌هایی که نیاز به اقدام دارند به‌طور خودکار با اولویت بالا علامت‌گذاری می‌شوند.

  • انعطاف‌پذیری بالا: قوانین، دسته‌بندی‌ها و مخاطبان بدون تغییر Workflow قابل ویرایش هستند.

  • یکپارچگی با سرویس‌های مختلف: اتصال هم‌زمان Outlook، OpenAI، Airtable و Monday.com یک سیستم مدیریت ایمیل هوشمند و متمرکز ایجاد می‌کند.

  • مقیاس‌پذیری: Workflow به‌گونه‌ای طراحی شده که می‌توان قابلیت‌های جدید مانند پاسخ‌گویی خودکار، ثبت اطلاعات در CRM یا ارسال اعلان را به آن اضافه کرد.

  • کاهش خطاهای انسانی: خودکارسازی فرآیندها احتمال دسته‌بندی اشتباه یا فراموشی ایمیل‌های مهم را کاهش می‌دهد.

  • بهبود بهره‌وری تیم‌ها: تیم‌های فروش، پشتیبانی یا منابع انسانی می‌توانند سریع‌تر به ایمیل‌های مهم رسیدگی کنند.

نکات مهم

نکات قابل توجه پیش از اجرای دستیار هوشمند ایمیل با n8n:

• قبل از فعال‌سازی زمان‌بندی خودکار، Workflow را چند بار به‌صورت دستی تست کنید تا از صحت دسته‌بندی‌ها مطمئن شوید.

• محدودیت ۱۰ ایمیل در هر اجرا را با توجه به حجم ایمیل‌های سازمان بررسی و در صورت نیاز تنظیم کنید.

• دقت کنید که فیلتر Outlook تنها ایمیل‌های بدون فلگ و بدون دسته‌بندی قبلی را دریافت می‌کند.

• جداول Airtable (Rules، Categories، Delete Rules) باید همیشه به‌روز و منظم نگه داشته شوند تا خروجی هوش مصنوعی دقیق بماند.

• مصرف API مدل OpenAI را رصد کنید، زیرا هر ایمیل یک فراخوانی جداگانه به مدل ایجاد می‌کند.

• در صورت افزایش تعداد منابع داده، به‌خاطر داشته باشید که باید تعداد ورودی‌های گره Merge نیز به‌روزرسانی شود.

• برای سازمان‌هایی با چند زبان مکاتباتی، پرامپت را برای پشتیبانی چندزبانه تنظیم کنید.

• همیشه یک نسخه پشتیبان از Workflow پیش از هرگونه تغییر ساختاری تهیه کنید.

خطاهای رایج (Troubleshooting)

۱. خطای احراز هویت در Microsoft Outlook

• علت: انقضای توکن OAuth2 یا عدم تنظیم صحیح مجوزهای دسترسی.

• راه‌حل: Credential مربوط به Outlook را در n8n دوباره متصل و مجوزهای لازم را تأیید کنید.

۲. خروجی نامعتبر از هوش مصنوعی

• علت: پرامپت مبهم یا داده ورودی ناقص از جداول Airtable.

• راه‌حل: اسکیمای Structured Output Parser را بررسی کرده و مطمئن شوید جداول Categories و Rules خالی نیستند.

۳. عدم اعمال دسته‌بندی روی ایمیل

• علت: عدم تطابق فرمت categories ارسالی با فرمت مورد انتظار Outlook API.

• راه‌حل: مقدار output.category را بررسی کرده و اطمینان حاصل کنید که به‌صورت آرایه ارسال می‌شود.

۴. عدم همگام‌سازی مخاطبین از Monday.com

• علت: شناسه نادرست Board یا Group یا تغییر ساختار Board در Monday.com.

• راه‌حل: شناسه‌های boardId و groupId را در گره Monday.com – Get Contacts بازبینی کنید.

۵. توقف Workflow در میانه پردازش دسته‌ای ایمیل‌ها

• علت: خطا در یکی از ایمیل‌ها هنگام پردازش در حلقه Loop Over Items.

• راه‌حل: گزینه‌های مدیریت خطا (Error Handling) را روی گره‌های حیاتی فعال کنید تا یک خطای منفرد کل اجرا را متوقف نکند.

سوالات متداول

۱. آیا این Workflow فقط با Microsoft Outlook کار می‌کند؟

گره اصلی برای Outlook طراحی شده، اما با تغییر گره ایمیل می‌توان آن را برای سرویس‌های دیگر مانند Gmail نیز بازطراحی کرد.

۲. آیا استفاده از Monday.com اجباری است؟

خیر. Monday.com صرفاً به‌عنوان منبع مخاطبین استفاده شده و می‌توان آن را با هر CRM دیگری جایگزین کرد.

۳. هزینه اجرای این Workflow چقدر است؟

هزینه اصلی مربوط به فراخوانی مدل OpenAI برای هر ایمیل است که بسته به حجم مکاتبات روزانه متغیر خواهد بود.

۴. آیا امکان دسته‌بندی هم‌زمان چند ایمیل وجود دارد؟

بله، اما به دلیل استفاده از Loop Over Items، ایمیل‌ها به‌صورت متوالی و نه کاملاً موازی پردازش می‌شوند تا دقت تحلیل حفظ شود.

۵. اگر بخواهم پاسخ خودکار به ایمیل هم اضافه کنم چه باید کرد؟

می‌توانید پس از گره Set Category یا Set Importance، یک گره ارسال ایمیل Outlook برای پاسخ خودکار بر اساس دسته‌بندی تعیین‌شده اضافه کنید.

جمع‌بندی

Workflow دستیار هوشمند ایمیل با n8n نمونه‌ای کامل از ترکیب اتوماسیون سنتی با قدرت هوش مصنوعی مولد است. با اتصال Microsoft Outlook، OpenAI، Airtable و Monday.com، این Template می‌تواند بار سنگین مدیریت ایمیل‌های روزانه را از دوش کارکنان بردارد و اطمینان دهد که هیچ ایمیل مهمی از قلم نمی‌افتد. طراحی ماژولار این Workflow، از جمله جدا بودن پایگاه‌داده قوانین و دسته‌بندی از منطق اصلی، امکان شخصی‌سازی گسترده را بدون نیاز به تغییر ساختار فراهم می‌کند.

برای سازمان‌هایی که به دنبال افزایش بهره‌وری تیم و کاهش خطای انسانی در مدیریت مکاتبات هستند، این دستیار هوشمند ایمیل Outlook یک نقطه شروع بسیار مناسب است. با کمی سفارشی‌سازی در پرامپت‌ها و قوانین دسته‌بندی، می‌توان آن را دقیقاً متناسب با ساختار هر سازمان تنظیم کرد.

GIT